Kuinka toimitan lahjoitustavarat niiden jakelijoille?

Takaisin: Auta Lasta, auta perhettä – järjestäjän kurssi

Heti kun keräys on suunniteltu, on tärkeää sopia etukäteen, miten tavarat toimitetaan jakelijalle. Ota yhteyttä jakelijaan ja selvittää, haluavatko he noutaa tavarat suoraan keräyspaikalta vai tarvitseeko ne kuljettaa perille.

Jos jakelija noutaa tavarat itse, varmista, että heille sopii keräyksen päättymisen aikataulu ja että heillä on tarpeeksi tilaa ja resursseja noudon järjestämiseen.

Jos taas tavarat täytyy itse kuljettaa jakelijalle, varmista, että sinulla on tarpeeksi vapaaehtoisia ja ajoneuvoja tavaroiden kuljettamiseen. Mieti myös, missä varastotilat sijaitsevat ja kuinka monta ajokertaa tarvitaan.

Myöhemmin tehtävän toimituksen ajankohta on hyvä sopia etukäteen. Jos jakelija ei pysty vastaanottamaan tavaroita heti keräyksen jälkeen, niin kysy kauppiaalta voiko tavarat odottaa toimitusta heidän varastossa. Voit myös joutua miettimään välivarastointia.

Huomioi jakelijan tarpeet lajittelussa ja tavaroiden pakkaamisessa laatikoihin

Jakelijoilla on usein tarkat tarpeet ja toimintamallit, joiden mukaisesti lahjoitukset kannattaa pakata ja lajitella. Sovi etukäteen, millä tavalla tavarat tulee järjestää, jotta ne ovat helppoja vastaanottaa, varastoida ja jakaa eteenpäin.

Esimerkiksi jotkut jakelijat haluavat, että tuotteet lajitellaan tavararyhmittäin eri laatikoihin ja että laatikoihin merkitään selkeästi niiden sisältö. Tällöin laatikon päälle tai sivulle kannattaa kirjoittaa selkeä otsikko tussilla, kuten ”Hygieniatuotteet” tai ”Säilykkeet”, jotta tavarat löytyvät helposti varastosta.

On myös hyvä kysyä jakelijalta, mihin kohtaan laatikkoa merkinnät kannattaa tehdä, jotta ne ovat heidän varastointitavassaan helposti luettavissa. Tämä pieni yksityiskohta helpottaa huomattavasti jakelijan työtä ja varmistaa, että lahjoitukset päätyvät nopeasti niitä tarvitseville.

Varmista, että tieto kulkee vapaaehtoisille

Et voi tehdä kaikkea yksin, joten on tärkeää jakaa tietoa myös muille vapaaehtoisille. Kun olet sopinut jakelijan kanssa toimitustavasta, lajittelusta ja muista käytännön järjestelyistä, kirjaa ne ylös lyhyeksi ohjeeksi tai muistilistaksi.

Tämän ohjeen avulla muut vapaaehtoiset tietävät, miten lahjoitukset tulee pakata, missä ne säilytetään keräyksen aikana ja mihin ne lopulta toimitetaan. Selkeä ohje helpottaa keräyksen loppuvaiheen järjestelyjä ja varmistaa, että lahjoitukset toimitetaan juuri sillä tavalla, kuin jakelija niitä tarvitsee.

Selvitä jakelukanavan kanssa, kuinka he haluavat vastaanottaa kerätyt tavarat ja kuinka ne tulee lajitella. Kirjoita tästä lyhyt ohje, jota voit itse käyttää muistilistana ja jakaa muille vapaaehtoisille keräyksen aikana. Näin varmistat, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan ja lahjoitukset menevät oikeaan paikkaan mahdollisimman tehokkaasti.