Varför och hur rapporterar jag aktiviteten på Lions portal?

Tillbaka till: Hjälp ett barn, hjälp en familj Organisatörskurs

Vikten av och fördelarna med rapportering

Effektiviteten i Lions verksamhet i Finland kan endast mätas om din klubb rapporterar om de aktiviteter som den har genomfört på Lions portal. Denna information kommer att hjälpa till:

Övervaka hur mycket hjälpinsatser som görs både lokalt och globalt.
Fokusera resurser för att stödja rätt aktiviteter och för att förbättra verksamheten.
Säkerställa att mindre klubbar och det arbete de utför är synligt på internationell nivå.sellä tasolla.

Genom att registrera aktiviteter kan lionklubbar och den internationella lionorganisationen använda informationen för att rikta stöd och resurser dit de behövs mest. Rapportering är därför inte bara en formalitet.

Information och material som behövs för rapporteringen

Den information som behövs för rapportering inkluderar:

Evenemangets namn och datum
Antal frivilliga(Lions medlemmar och externa frivilliga)
(t.ex. arbetstid, restid, förberedelser).
Insamlad mängd donationer (uppskattat penningvärde)
Till vem de insamlade föremålen donerades

Under eller omedelbart efter insamlingen bör du använda verktyg som gör det enkelt att samla in denna information.

Exempel på verktyg som använts:

Den finska tjänsten ”Nimenhuuto”: Användbar eftersom den automatiskt samlar in information om deltagare och arbetade timmar.
Delad Google Sheets-fil: Alla kan registrera när de har varit närvarande och vad de har gjort. På så sätt kan timmarna beräknas direkt utan att sekreteraren behöver fråga efter dem i efterhand.
Excel-fil: Insamlingsansvarig kan föra in deltagarna i samma Excel-fil som han använder för att göra skiftlistorna och få uppgifterna till sekreteraren i samma arbete.
ALAP anteckningsbok / pappersformulär: du kan också föra anteckningar i din egen anteckningsbok, från vilken sekreteraren kan kopiera informationen framåt.

En vanlig praxis är att inte bara ta med den tid som ägnas åt att delta utan också den tid som ägnas åt resor och förberedelser, t.ex. marknadsföring av evenemanget, kontakter med handlare eller utarbetande av en rapport.

Vem rapporterar och var kan jag få ytterligare vägledning?

Rapporteringen görs av klubbsekreteraren, men det är viktigt att alla sköter datainsamlingen så att sekreteraren har all information som behövs för rapporteringen.

Kom överens med klubbens sekreterare om vem som ska sköta rapporteringen.

Övning

Arbeta tillsammans med klubbsekreteraren för att planera ett fungerande sätt för klubben att rapportera ALAP-insamlingar.

Kom ihåg att gå med i ALAP-gruppen för kursen

Gå med i ALAP-diskussionsgruppen

Gå med i WhatsApp-gruppen för ALAP-kursen. Där kan du diskutera ALAP-insamlingar, dela med dig av nya idéer och be om råd från mer erfarna ALAP-volontärer. För att gå med klickar du på knappen ovan eller öppnar den med en QR-kod på din mobiltelefon. Det är kostnadsfritt att gå med. Obs: Du kommer bara att se nya meddelanden, dvs. inga meddelanden kommer att vara synliga i gruppen när du går med.

Vad du kan göra i gruppen:

Dela med dig av bilder på dina egna samlingar och se vad andra har gjort.
Ställa frågor om ALAP-samlingar.
Hjälpa andra och svara på frågor som har ställts.
Dela med dig av nya idéer och insikter till andra.

Öppna QR-koden med kameran i din mobiltelefon

OBS: Logga in för att få ditt kursintyg!!!

Eftersom du inte är inloggad kan du inte få ett intyg på att du har slutfört kursen. Logga in för att markera kurserna som slutförda. Du kommer att få ett certifikat via e-post. Du kan lägga till det i din LinkedIn-profil eller skriva ut det på papper.